Poissaolot: Mitä voit tehdä

Miksi saapumatta jättämiset ovat ongelma?

Se maksaa sinulle rahaa

Jokainen varaamasi mutta täyttämättä jäävä tunti on käytännössä menetettyä tuloa. Sen sijaan tuolissasi voisi olla maksava asiakas.

Se vaikeuttaa suunnitteluasi

Kalenterisi on suunniteltu tarkasti, jotta saat päivästäsi mahdollisimman paljon irti. Kun asiakas ei saavu paikalle, suunnitelma rikkoutuu ja sinulle jää tyhjä aika, josta et ansaitse mitään.

Se luo epävarmuutta

Ajattele, kuinka paljon energiaa käytät pohtiessasi, jättävätkö tietyt asiakkaat taas saapumatta. Se vaikuttaa sekä palvelun tasoon että työssä viihtymiseen.

Aikasi on rahanarvoista

Aikasi on yrityksesi arvokkain voimavara. Jos et itse arvosta sitä, eivät sitä tee kaikki asiakkaasikaan. Kyse ei ole kovuudesta, vaan siitä, että pystyt jatkossakin tarjoamaan hyvää palvelua kaikille muille.

Laske, mikä todellisen tuntihintasi pitäisi olla, jotta se kattaisi palkan, vuokran ja tuotteet. Tämä luku on lähtökohtasi sille, kuinka korkeaksi peruutusmaksu kannattaa määrittää.

Muista kertoa maksusta ennen sen veloittamista

Tanskan lainsäädännön mukaan voit periä maksun saapumatta jättämisestä, mutta vain, jos asiakas on saanut ehdot tietoonsa etukäteen. Ilman tätä tietoa et voi pitää maksua voimassa, jos asiakas tekee valituksen. Hyviä paikkoja tiedottaa asiasta ovat verkkosivuston ehdot, varausprosessi tai tekstiviestillä tai sähköpostilla lähetettävä muistutus.

Mitä teet, kun asiakas ei saavu paikalle?

Ota asiakkaaseen yhteyttä ystävällisellä, syyttelemättömällä viestillä ja kerro, että maksu veloitetaan. Jos hän on jo antanut korttitietonsa tai maksanut ennakkomaksun, summan veloittaminen on helppoa. Muussa tapauksessa lähetä lasku tai MobilePay-maksupyyntö ja lisää mukaan lyhyt perustelu.

Jos sama asiakas jättää saapumatta useita kertoja, on täysin luonnollinen liiketoimintapäätös pohtia, haluatko jatkaa hänen varaustensa vastaanottamista. Ihmiset voivat muuttua, mutta kokemuksen mukaan niin tapahtuu harvoin.

Kun maksun veloittaminen tuntuu väärältä

Monista kampaajista ja hoitoalan ammattilaisista tuntuu epämukavalta veloittaa palvelusta, jota he eivät ole päässeet tarjoamaan. Olet kuitenkin tehnyt jotain: olet varannut ajan, sinulle on syntynyt kuluja ja olisit voinut ottaa tilalle toisen asiakkaan. Peruutusmaksussa ei ole kyse tiukkuudesta, vaan yrityksesi suojaamisesta.

Konkreettisia vinkkejä

• Aseta selkeät pelisäännöt: lyhyt teksti asiakkaille, esimerkiksi ”jos peruutus tehdään myöhemmin kuin 24 tuntia ennen hoitoa, veloitetaan maksu”.
• Lähetä muistutuksia: 24–48 tuntia ennen aikaa lähetetty tekstiviesti tai sähköposti vähentää saapumatta jättämisiä huomattavasti.
• Pyydä ennakkomaksu suuremmista hoidoista, kuten suuresta värjäyksestä tai tatuoinnista.

Lyhyesti

Kyse ei ole asiakkaiden rankaisemisesta, vaan siitä, että sanot selkeästi aikasi olevan arvokasta. Jos joku asiakas jättää jatkuvasti saapumatta, hänen varaustensa lopettaminen voi itse asiassa vapauttaa aikaa uudelle, luotettavalle asiakkaalle, joka todella saapuu paikalle. Kun ajanvaraus peruuntuu tällä tavalla, se vaikuttaa mielialaasi – onhan se todella ärsyttävää – ja muut asiakkaasi huomaavat sen.

Jos haluat pohtia yhdessä, miten rakennat parhaan mahdollisen peruutuskäytännön, kirjoita minulle. Jos haluat samalla keskittyä parhaiden asiakkaidesi sitouttamiseen, olen kirjoittanut myös siitä, miksi alennukset eivät ole ratkaisu.